Proje Kapsamı Nedir? Nasıl Yazılır?

Proje kapsamı, belli özellik ve amaç doğrultusunda yazılacak bir projenin sınırlarını belirleme ve özelliklerini tanılama aşamasıdır. Kısaca proje kapsamı ile birlikte ilgili projenin neyi kapsayıp neyi kapsamadığı anlaşılmaktadır. Belirli bir ürün veya hizmet doğrultusunda yapılacak projenin en başında süreci de belirlediği için proje yönetimi açısından kritik önem taşımaktadır.

Proje kapsamı projede çalışacak kişiler içinde aynı zamanda projenin gidişatını belirlemenin en kolay yoludur. Zaman yönetimi, proje hedefleri, süreç ve teslimat için gerekli kısıtlamalarla birlikte bütün detaylar proje kapsamı ile belirlenebilmektedir. Proje kapsamı ile ilgili alınan belge ile de proje sonunda projede oluşabilecek sapmaları minimalize etmek ve sürece sadık kalmak mümkündür.

Proje Kapsamı Nasıl Yazılır?

Proje kapsamınızı etkili bir şekilde yazmak için projenizin temelini oluşturan proje hedeflerinizi belirleyerek başlamanız uygun olacaktır. Bütçe ve ekip kapasitesi de dahil olmak üzere proje için mevcut kaynakları özetleyen bir kaynak planı oluşturduktan sonra bu plan için hangi araçlara erişiminiz olduğunu saptamanız gerekmektedir. Bu aşamadan sonra ise kapsamınızı etkileyebilecek ek proje gereksinimlerini toplayarak tüm bilgileri birleştirerek proje kapsamınızı oluşturabilirsiniz.

Proje kapsamı, hedefler ve kısıtlamalar dahilinde net bir şekilde tanımlanmalıdır. Bu sayede de paydaşlardan destek ve onay almadan önce kapsam bildirimi tamamlanarak sunulmalıdır. Onaylanmış kapsam bildirimini proje ekibiyle paylaşmak, netlik ve uyumu sağlamaktadır. Merkezi bir platform, proje belgelerine erişimi kolaylaştırır ve ekip iş birliğini artırmaktadır.

Proje Kapsamına Ne Yazılır?

Proje kapsamının içeriğine yazılması gereken başlıca altı kısım bulunmalıdır. Bu kısımlar şu şekildedir:

• Proje Planı: Bu bölümde projenin tanımlanması ve izlenmesine dair tüm veriler girilmeli ve kullanılacak araç ve teknikler sıralanmalıdır. Bu kısım sayesinde okuyucu projeye dair tüm detaylara hâkim olarak çıktılara yönelik bilgiye sahip olacaktır.
• Gereksinimler: Projenin yapılması sırasında ihtiyaç duyulan tüm gereksinimler proje kapsamı kısmına yazılmalıdır. Bu sayede çalışmanın genişliği ve paydaş ihtiyacı belirlenebilecektir.
• Kapsam Bildirimi: Projeye neyin dahil edilip edilmeyeceği açık bir şekilde ifade edilmelidir. Bu kapsamın nasıl belirlendiği, belirlenirken kullanılan teknik ve araçlarda bu kısımda açıklanabilmektedir.
• Süreç Yönetimi: Proje kapsamı içerisinde aynı zamanda mutlaka sürecin akışına dair yönetim planı yazılmalıdır. Bu sayede hem proje yürütücüleri hem de paydaşlar için tüm aşamalar en başından belirlenmiş ve sapmalar kontrol edilebilir olacaktır.
• Kapsam Kontrolü: Süreç içerisinde proje kapsamını ve akışını denetleyebilecek yollar da proje planı yapılırken belirlenmelidir. Bu kontrol yöntemleri projenin güvenilirliğini artıracağı için en başından belirlenmesi proje akışını da kolaylaştıracaktır.
• Değişiklik Takibi: Proje kapsamı aynı zamanda daimî olarak güncellenmesi gereken ve proje kısıtlılıklarını dikkate alan bir kısmı da içermelidir. Bu sayede de süreç içerisinde projenin geçirdiği sürecin yansımaları kolaylıkla proje özelinde takip edilebilmekte ve gerçekleşmesi mümkün olmayacak hedefler değiştirilebilmektedir.

Proje Kapsamı Neden Önemlidir?

• Tüm paydaşların projenin içeriğini anlamasını sağlamaktadır.
• Proje ekibinde görevlerin atanması, iş planlaması ve bütçelemesi gibi adımların oluşturulmasını sağlamaktadır.
• Proje ekibinin proje hakkında detaylı bilgi sahibi olmasına yardımcı olmaktadır.
• Proje oluşturma sürecindeki kapsamın dışına çıkılmasını önlemektedir.
• Projenin belirtilen hedefe uygun sürede bitirilmesini sağlamaktadır.
• Süreç yönetimi açısından proje yürütücülerine rehber niteliği taşımaktadır.
• Projenin ilerleyişi için gerekli tüm verileri bir arada tutmaktadır.

Proje Kapsamı Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Kapsamınızı yazarken net ve açık bir dil kullanın. Okuyan tüm paydaşların anlayacağı bir dil ile yazmaya özen gösterin.
• Projenizin neden özel olduğunu gösterin. Projenizi diğer projelerden ayıran özellikleri mutlaka vurgulayın.
• Proje tasarımınıza dair bütün detayları verdiğinizden emin olun.
• Tekrardan kaçınarak olabildiğince kısa ve öz yazmaya çalışın.
• Teknik bilgilerin anlaşılabilir olduğundan emin olun.
• Hedef kitle doğrultusunda karar verin ve metninizin gidişatını hedef kitlenize uygun olarak yazın.
• Zaman çizelgenizin gerçekleştirilebilir olmasına dikkat edin. Zaman çizelgesi dışına çıkmayacak şekilde bir hedef oluşturun.

Proje Kapsam Yönetimi Nedir?

Proje kapsam yönetimi, projenin tamamlanabilmesi için gerekli tüm aşamaları ve çalışmaları içeren ve proje yönetimini kolaylaştırmayı hedefleyen bir süreçtir. Proje kapsam yönetimi bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanabilmesi için gereken tüm aşamaları içererek proje sınırlarının belirlenmesini sağladığı için izinsiz olarak projenin değiştirilmesine de engel olmaktadır.

İlginizi Çekebilir: Abstract Çeviri

Proje Kapsamının Doğrulanması Süreci Ne Zaman Tamamlanmalıdır?

Proje kapsamı doğrulaması süreci projenin her bir fazının sonunda yapılmalıdır. Proje kapsamı doğrulaması, projenin ilerlemesini izlemek ve kapsamın kontrol altında tutulduğundan emin olmak için kritik bir süreçtir ve bu nedenle de projedeki her değişim ve aşamanın sonucunda yenilenerek projenin güvenilirliğini artırmalıdır. Projede aynı zamanda isteğe bağlı değişimler yapıldığında ya da dış kaynaklar sebepli değişimler olduğunda da kapsam doğrulamasına gidilmelidir.

Proje Kapsam Yönetimi Bilgi Alanı İçindeki Süreçler Nelerdir?

Proje kapsam yönetimi bilgi alanı içerisinde kapsam doğrulanması ve kapsam kontrolü olmak üzere iki süreç bulunmaktadır. Kapsam doğrulanması ile proje ilgili müşterisi veya ilgili kurumu tarafından onaylanmakta ve kabul edilmektedir. Kapsam kontrolü aşamasında ise projenin ilgili veriler doğrultusunda yapılıp yapılmadığı denetlenmektedir. Her iki aşamada projenin ilerlemesi için önemli olduğundan hem yürütücüler hem de denetleyiciler tarafından izlenmektedir.

Keşfedin: Tezde Önsöz