Resmi Evrak Nasıl Gönderilir? Nasıl Olmalıdır?

Resmi evrak göndermek için öncelikle evrakın ilgili kurallara uygun şekilde hazırlanmış olmasına dikkat edilmelidir, ardından PTT ya da özel kargo şirketleri aracılığıyla kargo gönderimi yapılmaktadır. Hem PTT hem de özel kargo kurumlarında resmi evrakı göndermek için farklı seçenekler bulunmaktadır.

Resmi evrak gönderme önemli bir işlem olduğu için, gönderilen postanın yerine ulaştığından emin olunması önem taşımaktadır. Bu yüzden de özellikle önemli evrakların gönderilmesinde iadeli taahhütlü posta seçeneği ön plana çıkmaktadır.

PTT Resmi Evrak Gönderme Nasıl Yapılır?

PTT resmi evrak göndermek için resmi kurumlara posta nasıl gönderilir sorusunun yanıtının verilmesi önemlidir. Resmi evrak gönderirken şu adımlar takip edilebilir:

• Öncelikle gönderilecek evrakın düzgün bir şekilde hazırlanması gerekmektedir. Gerekli durumlarda gerekli belgeler için düzenlemeler yapılmalıdır.
• Evrakın gönderildiği kurum ya da kuruluşa bir yazı eklenebilir, bu gerekli durumlar için geçerlidir.
• Kargo firması olarak PTT tercih edildikten sonra mümkünse iadeli taahhütlü olarak evrak gönderilmelidir.
• Gönderilmeden önce evrakın zarfında yer alan gönderici ve alıcı adres ve iletişim bilgileri dikkatlice kontrol edilmelidir.
• Gönderi için talep edilen kargo ya da posta ücreti ödenmelidir.
• Postanın takip edilebilmesi için bir takip kodu ya da numarası alınmalıdır.
• Son olarak, gönderilen evrakın gönderildiği yere göre ek belge talebi ya da özel gereksinimler söz konusu olabileceği unutulmamalıdır. Bu nedenle alıcı kuruma ait prosedürlerin dikkatlice takip edilmesi ve evrakın buna göre hazırlanması gerekmektedir.

Resmi Evrak Çeviri Hizmeti İçin  Talep Oluşturmak İçin BURAYA Tıklayınız

Resmi Evrak Gönderme Ücreti Ne Kadar?

Resmi evrak gönderme ücreti gönderilen evrakın gramına göre değişmekte ise de 20 TL ile 100 TL arasında değişiklik göstermektedir. Bu fiyatlandırma güncel olup PTT tarafından ücretlerde değişiklik yapılabilmektedir.

PTT İadeli Taahhütlü Posta İle Resmi Evrak Gönderme

PTT ile iadeli taahhütlü olarak resmi evrak gönderilmesi, alıcının teslim aldığına yönelik imza vermesi gereken bir uygulamadır ve göndericinin evrakın ulaştığından emin olabilmesini sağlamaktadır. Kargo ile resmi evrak gönderme sıklıkla tercih edilen bir seçenektir. Bu bakımdan iadeli taahhütlü posta hizmetleri alıcı tarafından teslim alınmayan gönderi olması durumunda göndericiye para iadesi sağlamaktadır.

İadeli taahhütlü gönderim gönderinin gidene kadar da takip edilmesini sağlamaktadır. Bunun yanında hasar görmesi durumu da güvence altına alınmaktadır. Özellikle değerli malzemeler, önemli resmi evraklar ya da kırılabilecek malzemeler için güvenli bir teslim seçeneği olan bu posta seçeneği elektronik ticaret ürünlerinin teslimatı için de kullanılabilmektedir.

Metin Düzenleme İçin: Redaksiyon Hizmeti

PTT KEP İle Resmi Evrak Gönderme

PTT KEP, üvenli bir şekilde resmi evrakların gönderilebileceği sistemlerden biridir. Bu yöntemle gönderimlerde bir e imza kullanılmakta, gönderilen içerikte değişiklik olmadığı da taahhüt edilmektedir. KEP ile resmi evrak gönderme üç aşamadan oluşmaktadır:

1. Kullanıcı, bir KEP iletisi hazırlayarak bunu elektronik imza ile imzalar.
2. Gönderinin PTT tarafından teslim alındığına yönelik kanıt oluşturulur, bu kanıt gönderici tarafından da görüntülenebilir.
3. PTT teslim aldığı ileti üzerine elektronik imza bırakır ve zaman damgası da ekleyerek zarflar.

KEP iletisi gönderildiğinde;

• İletinin ne zaman PTT tarafından alındığı,
• Alıcı posta kutusuna iletilme zamanı,
• Alıcı tarafından ne zaman okunduğu konularına yönelik kanıt oluşturulmaktadır.

KEP Hesabı Nasıl Alınır?

KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) sistemine üyelik için öncelikle online başvuru alanından online şekilde bir ön başvuru yapmalıdır. Ardından başvuruda istenen belge ve bilgiler tamamlanarak en yakın PTT merkezine giderek hesabını alabilir. Elektronik imzası bulunan kişiler ise online kayıt kısmından kredi kartıyla ödeme seçeneğini kullanarak KEP hesabına sahip olabilmektedir.

Resmi Evrak Hangi Kargo İle Gönderilir Mi?

Resmi evrak gönderimi için kargo seçimi göndericiye bağlıdır. PTT ya da diğer kargo şirketleri ile gönderim yapılabilmektedir ancak PTT iadeli taahhütlü gibi kesin olarak evrakın ulaştı bilgisine erişim sağlanabilecek bir sistem kullanılmasına dikkat edilmelidir.

Resmi Evrak Nasıl Olmalı?

Resmi evrak şu özelliklere sahip olmalıdır:

• Resmi evrakların belli bir standarda uygun olarak hazırlanması gerekmektedir. İlk olarak evrakın neye yönelik hazırlandığı ile ilgili başlık eklenmelidir. Bağlığın hemen altında evraka ait tarih, numara ve gerekli ise kimlik bilgileri vb. bilgiler yer almalıdır.
• Evrakın göndericisine yönelik bilgilerin, varsa unvan, ad soyad ve iletişim bilgilerine evrakta yer verilmesi gerekmektedir.
• Evrakın alıcısına yönelik isim soy isim ve iletişim bilgileri evraka mutlaka eklenmelidir.
• Gerekli durumlarda gönderim nedeni ve içeriğine yönelik bilgilere de yer verilebilir.
• Gerekli durumlarda resmi evraka eklenecek dosyaların da eklenmesi gerektiği unutulmamalıdır, gözden kaçmaması için “ek” olarak evrak üzerinde diğer gönderilenler ismen belirtilmelidir.
• Gönderilen resmi evrakın, gönderime uygun formatta olması gerekmektedir. Bunun için de deneyimli birileri tarafından hazırlanması ya da daha önce yazılan örnekler temel alınarak hazırlamak önemlidir.

Bu özellikler evrakın gönderildiği yere göre değişiklik gösterebilmektedir.

Resmi Evraklar Hangi Kalemle Doldurulur?

Resmi evraklar doldurulurken mavi renkli tükenmez ya da dolma kalem kullanılmalı, kurşun kalem ya da farklı renkte kalemler kullanılmamalıdır. Resmi evrak kalem rengi mavi olarak belirlenmiştir. Bu tarz belgelerde kalem renginin mavi olmasına dikkat etmeniz gerekir.

Keşfedin: Makale Düzenleme Ücretleri